Beschaffungen
Beschaffungen sollen bedarfsgerecht, nachhaltig, wirtschaftlich/koordiniert und integer get?tigt werden.
Die ETH Zürich hat in ihrer Beschaffungspolitik die Grunds?tze, Leitlinien und Anforderungen definiert, die interne Beschaffende und Lieferant:innen einhalten müssen. Beschaffungen sollen demnach bedarfsgerecht, nachhaltig, wirtschaftlich, koordiniert und integer get?tigt werden.
Beschaffungen von beweglichen Gütern, Dienst- und Bauleistungen stellen ?ffentliche Beschaffungsgesch?fte dar und unterstehen den für die ETH Zürich geltenden Gesetzen und Verordnungen. Die Aufgaben, Kompetenzen und Zust?ndigkeiten im Beschaffungsprozess an der ETH Zürich werden im Finanzreglement geregelt.
Die Abteilungen Immobilien, Facility Services, Engineering und Systeme, ETH-Bibliothek, Informatikdienste sowie Procurement und Export Services gelten als Beschaffungsstellen der ETH Zürich. Sie stellen die ihnen zugeordneten Güter und Dienstleistungen (gem?ss Anhang 2 des Finanzreglements) entweder zur Verfügung, bestellen diese auf Antrag oder informieren über den optimalen Bestellprozess. Beispielsweise k?nnen Laborartikel, Büro- und Labormobiliar, Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT), Reinigungsdienstleistungen, Baudienstleistungen oder auch Druck-, Versand- und Postdienstleistungen über interne Stellen bezogen werden.
Sofern die ben?tigten Güter/Dienstleistungen nicht bei internen Stellen bezogen werden k?nnen, kann die Beschaffung bei externen Lieferant:innen erfolgen. Dabei müssen Bestellungen ab CHF 10'000 (inkl. Mehrwertsteuer) schriftlich erfolgen und über den vorgesehenen Prozess der zust?ndigen Beschaffungsstelle abgewickelt werden. Für Beschaffungen ab CHF 150'000 (exkl. Mehrwertsteuer) ist vorg?ngig ein Einladungsverfahren in Zusammenarbeit mit der zust?ndigen Beschaffungsstelle durchzuführen. Für geplante Beschaffungen ab CHF 230'000 (exkl. Mehrwertsteuer) muss frühzeitig mit der zust?ndigen Beschaffungsstelle Kontakt aufgenommen werden, damit die Art des Ausschreibungsverfahrens bestimmt werden kann.
Mitwirkende in einem Beschaffungsverfahren (Vergabeverfahren) der ETH Zürich müssen – unabh?ngig vom Beschaffungsbetrag – unbefangen sein.
Wann bin ich verpflichtet, in den Ausstand zu treten und nicht am Vergabeverfahren mitzuwirken?
Falls Mitwirkende im Rahmen eines Beschaffungsprojekts feststellen, dass sie eine konflikttr?chtige Interessenbindung haben, sind sie verpflichtet, diese dem Vorgesetzten umgehend mitzuteilen.
Eine konflikttr?chtige Interessenbindung und somit eine Befangenheit liegt vor, wenn eine aufseitennder ETH Zürich mitwirkende Person:
- ein pers?nliches Interesse am Auftrag hat;
- eine besondere Beziehungsn?he zum/zur Anbieter:in oder zu einem Mitglied eines seiner/ihrer Organe aufweist; darunter fallen etwa enge aktuelle oder frühere (private) Gesch?ftsbeziehungen (z.B. Kundenbeziehung, strategische Partnerschaft, Beteiligungsform, Anstellungs-/Auftragsverh?ltnis, Nebenbesch?ftigung), Spin-off-Beziehung, Ehe, eingetragene Partnerschaft oder eine ehe?hnliche Gemeinschaft, Verwandtschaft oder Schw?gerschaft (bis zum dritten Grad in der Seitenlinie), ein wirtschaftliches oder anderes Abh?ngigkeitsverh?ltnis oder eine mehrj?hrige vertiefte Kameradschaft (z.B. aufgrund des Milit?rdiensts);
- aufgrund anderer Umst?nde die für die Durchführung ?ffentlicher Beschaffungen erforderliche Unabh?ngigkeit vermissen l?sst, soweit sich diese Befangenheit konkret auf den Beschaffungsvorgang auswirkt.
In diesen F?llen ist die betroffene Person verpflichtet, in den Ausstand zu treten, weil sonst der Vergabeentscheid mit einem formellen Fehler behaftet ist und vom Gericht aufgehoben werden kann.
In den Ausstand treten bedeutet, im Vergabeverfahren nicht mitzuwirken, weder bei der Bedarfsspezifikation noch bei der Angebotsevaluation oder beim Vergabeentscheid. Der/die zust?ndige vorgesetzte Budgetverantwortliche bzw. der/die Departementsvorsteher:in (wenn die betroffene Person selbst eine departementale Budgetverantwortung innehat) stellt sicher, dass bei einer ihm/ihr gemeldeten Befangenheit im Zusammenhang mit einem Beschaffungsprojekt die betroffene Person in den Ausstand tritt und dies dokumentiert wird. Ferner stellt er/sie sicher, dass Bedarfsspezifikation, Angebotsevaluation und Vergabeentscheid durch ein unabh?ngiges Expertengremium durchgeführt werden, dass die Beschaffungsprozess-Anforderungen gem?ss Art. 130 Finanzreglement der ETH Zürich (nachfolgend ?FR?) eingehalten werden und die Einkaufskoordination informiert wird. In Zweifelsf?llen entscheidet der/die Vizepr?sident:in für Finanzen und Controlling über den Ausstand im Sinne von Art. 130 Abs. 3bis FR.
Weitere Sorgfalts- und Treuepflichten im Beschaffungsverfahren
Mitwirkende bei ETH-Beschaffungsverfahren müssen sich auch über folgende Sorgfalts- und Treuepflichten und m?gliche Konsequenzen bei deren Nichteinhaltung im Klaren sein:
- Bei der Evaluation eingegangener Angebote im Rahmen eines Beschaffungsverfahrens vertritt die mitwirkende Person ausschliesslich die Interessen der ETH Zürich. In einem Beschaffungsverfahren sind s?mtliche Informationen, Unterlagen und Ergebnisse vor, w?hrend und nach dem Vergabeverfahren vertraulich. Konkret heisst das, dass solche Daten unberechtigten Dritten in keiner Art und Weise zug?nglich gemacht und nicht aus den hierfür bestimmten R?umlichkeiten entfernt werden dürfen.
- Zudem darf vor und w?hrend des Vergabeverfahrens kein Kontakt mit potenziellen Anbieter:innen betreffend die fragliche Beschaffung stattfinden, der die Gleichbehandlung aller Anbieter:innen gef?hrden k?nnte.
- S?mtliche Geschenke, Einladungen oder geringfügigen und sozial üblichen Vorteile vor und w?hrend des Vergabeverfahrens von potenziellen oder effektiven Anbieter:innen müssen abgelehnt werden.
Die Nichteinhaltung der oben aufgeführten Punkte kann eine Verletzung der personalrechtlichen Sorgfalts- und Treuepflicht darstellen und personalrechtliche Sanktionen zur Folge haben.
Prozesse zur Vermeidung der Teilnahme von Personen mit konflikttr?chtigen Interessenbindungen Vergabeverfahren der ETH Zürich
Die folgend aufgeführten Massnahmen sollen dazu dienen, alle Mitwirkenden bei Beschaffungsverfahren für das Thema konflikttr?chtige Interessenbindungen bei Beschaffungen zu sensibilisieren:
- Bei Beschaffungsprojekten ab CHF 150’000 (exkl. Immobilienprozess) verlangt die zust?ndige Beschaffungsstelle von der budgetverantwortlichen Person und den weiteren mitwirkenden Personen (interne und externe) eine unterschriebene projektbezogene Unbefangenheitserkl?rung. Für interne und externe Mitwirkende werden unterschiedliche projektbezogene Unbefangenheitserkl?rungsformulare verwendet.
- In Beschaffungen involvierte Mitarbeitende (exkl. Budgetverantwortliche) der Beschaffungsstellen im Sinne von Art. 127 FR und der Shops im Sinne von Art. 130a FR unterzeichnen eine Unbefangenheitserkl?rung für die Dauer der Anstellung. Die Beschaffungsstelle / der Shop ist verantwortlich für das Einfordern der Unbefangenheitserkl?rungen. Damit verbunden ist die Aufgabe, regelm?ssig zu prüfen, ob weitere Mitarbeitende eine Unbefangenheitserkl?rung unterzeichnen müssen.
- Die Budgetverantwortlichen best?tigen jeweils Ende Jahr (im ETHIS-Prozess Jahresabrechnung), dass sie die Ausstandsregeln in Beschaffungsverfahren verstanden haben und in ihrem Verantwortungsbereich umsetzen.
- Beim Erfassen von Nebenbesch?ftigungen wird im entsprechenden ETHIS-Workflow und ggf. in der SL-Mitteilung (Bewilligung) darauf hingewiesen, dass bei geplanten Beschaffungen, bei denen die Firma/Firmengruppe, bei welcher die Nebenbesch?ftigung ausgeübt wird, als Anbieter:in infrage kommt, in den Ausstand getreten werden muss.
Grundlage für die hier aufgeführten Regeln und Prozesse bilden die unter ?Rechtliche Grundlagen? aufgeführten gesetzlichen Bestimmungen sowie folgende Finanzreglement-Artikel:
- Art. 22 lit. e
- Art. 24 Abs. 9 lit. c
- Art. 28 Abs. 1 lit. i
- Art. 29 Abs. 1 lit. h
- Art. 130 Abs. 3bis
- Download vertical_align_bottom Finanzreglement der ETH Zürich, Kapitel 12, 1. Abschnitt, Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen (RSETHZ 245)
- Download vertical_align_bottom Bundesgesetz über das ?ffentliche Beschaffungswesen (B?B)
- Download vertical_align_bottom Verordnung über das ?ffentliche Beschaffungswesen (V?B)
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- Kontaktieren Sie die Beschaffungsstellen frühzeitig im Bedarfsplanungs- bzw. Beschaffungsprozess, damit Sie von guten Konditionen profitieren k?nnen.
- Rechnen Sie bei Ausschreibungsprojekten von der Erstellung des Pflichtenhefts bis zum Bestellungsversand mit einer Zeitdauer von mindestens drei Monaten.
- Legen Sie technische Spezifikationen anhand ihrer technischen Mindestanforderungen fest und nicht aufgrund von Produktspezifikationen der Hersteller:innen.
- Versuchen Sie, m?glichst immer mehrere Offerten einzuholen, und verhandeln Sie die Konditionen bei allen Beschaffungen, auch bei Dienstleistungen und beruflichen Auslagen.
- Verwenden Sie bei externen Beschaffungen den ETHIS-Beschaffungsantrag. Damit stellen Sie die Einhaltung der Ausgabenkompetenzen, die Archivierung der Beschaffungsunterlagen und die kaufm?nnisch korrekte Abwicklung Ihrer Bestellung sicher.
- Beziehen Sie Softwareprodukte über den IT Shop der Informatikdienste, und informieren Sie sich vor der Beschaffung/Nutzung von Software über die geltenden Nutzungsregeln.
- Beachten Sie, dass Mietvertr?ge für R?umlichkeiten ausschliesslich durch das Portfoliomanagement der Abteilung Immobilien abgeschlossen werden dürfen.
- Aus Forschungsprojekten resultierende Beschaffungen unterstehen dem ?ffentlichen Beschaffungsrecht bzw. dem Finanzreglement der ETH Zürich, falls der Hauptcharakter einer Leistung mehrheitlich der Lieferung von Gütern (z.B. wissenschaftlichem Ger?t) oder der Erbringung einer Bau- oder Dienstleistung (z.B. Analyse) entspricht.
- Beachten Sie bei Beschaffung, Nutzung und Ausfuhr von Gütern die jeweils geltenden Exportbestimmungen. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Bestimmungen zur Nutzung von Source-Codes in Ihrem Institut umgesetzt werden.
- Bei der Entwicklung von Prototypen oder neuartigen Dienstleistungen durch einen Industriepartner kann eine Beschaffung – nach Genehmigung der zust?ndigen Beschaffungsstelle – direkt beim Industriepartner erfolgen.